Kuka puhuu ja kenelle tai organisaatioviestinnän avoimuus

Silloin tällöin päätyy sivustaseuraajaksi Facebookin keskusteluketjuihin, joissa organisaation sisäinen viestintä tulvii puolijulkiselle foorumille. Yleensä ilmiö ei herätä erityisiä intohimoja: kollegat keskustelevat käytännön kysymyksistä, ratkovat ajankohtaisia pikkuprobleemia tai pohtivat tulevia tapahtumia.

IMG_2490Joskus kuitenkin näkyy, ettei sisäisen ja ulkoisen viestinnän rajoista ja erottamisesta ole työpaikalla keskusteltu. Missä hoidetaan asiakasjärjestelmiin liittyvät ongelmat, kuinka ammattilainen saa hädän hetkellä vastauksen kysymyksiinsä?

Yammerit ja sisäiset wikit voivat olla kuvaannollisten mailien päässä. Yhteiset areenat eivät aina ole edes tiedossa tai niiden käyttö tuntuu liian kankealta; Facebook on aina auki henkilökohtaisissa mobiililaitteissa ja useimmiten paikalla on joku tuttu. Suljetut FB-ryhmät eivät ole ratkaisu, koska Facebookissa on moni, mutta eivät kaikki.

Viestinnän ja toiminnan avoimuus yleensäkin on julkisissa palveluissa positiivinen piirre. Tilannetajua ja sääntöjen joustavuutta vaativat ne tilanteet, joissa tunteet kuohuvat, ongelmat jatkuvat ja oman FB-kaveripiirin ystävissä on myös asiakkaita, ei vain työtovereita. Mihin saakka ulottuu lojaaliusoletus työnantajaa kohtaan, minkälainen sananvaihto on asiakkaiden silmille sopivaa – tai tarpeellista?

Ongelma ei ole viestintäympäristöjen puute, vaan niiden ylitarjonta. On entistä vaikeampaa kehittää ja keksiä miljöitä, joissa kaikki ovat kuin kotonaan. Kysymys koskee ennen kaikkea isoja organisaatioita, joilla on useita toimipisteitä.

Löykkiöläiset pyrkivät viestimään avoimesti, mutta mikä on sille paras muoto ja ympäirstö? Kuinka asia on teillä ratkaistu?

Mainokset

Työpajoja ja epäkonfereeraamista

Löykkiöläiset pääsivät viime viikolla matkustamisen makuun siinä määrin, että pää alkaa matkalaisilla olla pyörällä. Kirjastolehden toimituskunnan kokoukseen ei raihnaisen kropan vuoksi voitu osallistua kuin etukäteen aiheita esittämällä, seuraavana maanantaina innokkaat löykkiöläiskirjastonhoitajat jäljittivät kuitenkin jo suhteellisen vetreinä Tappavia tienoita Päivi&Päivi-duon ja tamperelaistoimittaja Simopekka Virkkusen seurassa.  Päivien Almgren ja Jokitalo kirja ilmestyy Turun kirjamessujen alla. (Viikonlopun (29.9.) Aamulehden ja Pohjolan Sanomien liitteessä (ehkä myös Satakunnan Kansan?) Päivit höpsöttelevät salapoliiseina valokuvissa. Etualalla esiintyvä Päivi näyttää erehdyttävästi kärsivän ruuansulatusvaivoista.)

PORVOO SOME 2 23092014Mutta asiaan. Tiistaina Porvoossa käsiteltiin some-välineitä ja kirjaston asiakkaiden osallistamista niiden avulla. Voisiko kirjasto hyödyntää tuhannet #kirjasto-hashtägillä kuvaillut instagram-kuvat (tarkistushetkellä yli 4000 kpl)? Jonkinmoinen merkitys on kirjastolla – paikalla, käsitteellä, laitoksella, palveluilla – ollut täggääjille, mutta mikä? Pääsisikö tähän käsiksi?

Löytyykö asiakkaita, joiden kanssa Pinterestissä voisi koota yhteistä taulua tulevaisuuden kirjastosta, interiööristä tai palveluista? Taipuisiko tumblr-blogialustana vaikkapa tässä blogissa käytettyä wordpressiä suurempaan vuorovaikutukseen liikkuvan kuvan ja animoitujen giffien voimalla? Kysymyksiä virisi, vastausten ilmiintymistä seurataan.

Helsingissä oli keskiviikon aiheena tehokas ja vaivaton viestintä, tällä kertaa Suomen tieteellisen kirjastoseuran hallituksen, työryhmien ja Signum-lehden toimituskunnan jäsenten kesken. Keskustelu virisi vauhdikkaasti ja jäsenet hyötyvät siitä varmasti. Viestintäsuunnitelma vireillä, tiedotus tulossa jäsenten jos ei nyt iholle, niin ainakin lähelle.

Torstaina löykkiöläisedustajamme oli singahtanut jo Rovaniemelle, joulupukin hotelliin, missä maisemat olivat keskiviikko-iltana maineensa mukaiset! Lunta tuprutti arviolta parikymmentä senttiä, seuraavana päivänä sulaessaan lumen tilavuus tuntui huomattavasti laajentuneen. Pohjoisten kirjastojen epäkonferenssi LappiCamp rokkasi lopulta mukavasti, vaikka aiheita ei ennakkoon kovin monta ehdotettukaan. Toisaalta, tapahtui se, mitä epäkonferensseissa parhaimmillaan toivotaankin tapahtuvaksi: ennakkoon ilmoitettu lista teemoista muuntui uuteen uskoon paikan päällä tapahtuneen postit-lappuäänestyksen perusteella.

Ehdolla olivat:

  1. mobiili / e-aineistot / some – miten muuttavat palvelua kirjastotilassa, entä verkkopalveluita?
  2. tiedottaminen ja some-välineet: miten luodaan optimaalinen yhdistelmä (tämä muotoutui ehdolle paikan päällä)
  3. hakeutuva kirjastotyö ja popup-kirjastot, erityisryhmille (erityisesti ennakkoon otettiin esille pitkäaikaistyöttömät – tai pohjoisen sesonkityöläiset)  ja muillekin – kenelle, miksi, miten?
  4. omatoimikirjastot ja itsepalveluaukiolot – kuinka ammattitaito esiin?
  5. hiljaisuus ja toiminta, maker spacet, hacklabit, tekemällä oppiminen ja värkkääminen kirjastoissa – miksi ja miten?
  6. uudet opsit, monilukutaito ja mediakasvatus, koulun ja kirjaston yhteistyö – kirjaston rooli, yhteistyön muodot ja perustelut?
  7. saamelaisalueen kuntien kirjastotyön tulevaisuus; Jutaavan kirjastotyön hankkeen haasteet (osallistuijien ennakkoon ehdottama)
  8. kuinka tehdään mahdolliseksi kaikkien työntekijöiden ja ammattiryhmien osallistuminen suunnitteluun ja kehittämiseen; minkälaisia rakenteita / työtapoja / kokouksia tai niitä vastaavia muotoja tarvitaan, miten ne järjestetään niin, ettei puhuminen, ideointi, dokumentointi tai mikään vaihe ole aina samojen vastuulla tai hallussa? (osallistujien ennakkoon ehdottama)

laput värkkäys työkalutÄänestyksen perusteella seuraavaa kertaa jäivät odottamaan aiheet 5., 7. ja 8. Kaikkia muita ennätettiin tavalla tai toisella käsitellä ensin pienissä ryhmissä, sitten yhdessä lyhyesti purkaen.

Tässä muutama lyhyt kommentti päivän keskusteluista:

Omatoimikirjastot, itsepalvelu. Miten ammattitaidon ja henkilökunnan tarve saadaan esiin? 

Poimintoja keskusteluista:

-Päättäjät JA media keskustelemaan: mitä ovat kirjaston palvelut?

-Kannonkoskella kysely päättäjille: mistä kirjastopalvelusta olisit valmis luopumaan?

-Kenen palvelu? Asiakkaiden ajankäytön erot, kun kohderyhmät pirstoutuvat pienemmiksi?

Uudet opsit – kirjaston rooli. Yhteistyön muodot 

Poimintoja keskusteluista:

-Käytännön yhteistyötä tehdään, kuinka saadaan näkyväksi ja päättäjien tietoon – jotta resursseja?

-Hyviä käytäntöjä on alueella, niiden jakaminen

E-aineistot / some / verkko. Mitä tapahtuu? Mitä tavoitellaan? / Tiedottaminen – some – muut välineet. Optimaalinen yhdistelmä? 

Poimintoja keskusteluista:

-Vertaisopastus! Hyödyntäkää kirjastossa olevaa osaamista

-Tabletit kaikille, tabletit asiakaskoneiksi (kuten joissakin kirjastoautoissa)

-Keskustelun paikka kirjastossa: mitä käytössä, kenen vastuulla, kenellä päivitysoikeudet ja tunnukset, mistä kerrotaan, kuinka usein, missä välineissä, tavoitteet ja käytännöt kaikkien tietoon

-Asiakaspalaute somesta, asiakkaiden kuuntelu, kirjastoaiheisten keskustelujen ja mainintojen tarkkailu (twitter, instagram, foursquare jne.)

Hakeutuva kirjastotyö + popup –kirjastot / eri kohderyhmät. Mikä tarpeen? Miten tavoitetaan? / Työttömät kohderyhmänä

Poimintoja keskusteluista:

-Miten puhutellaan kohderyhmiä: ei “tervetuloa lukupiiriin kaikki syrjäytymisvaarassa olevat”

-Lohiveneeseen lukemaan, uimarannalle, festareille, torille. Pysyvät pisteet: kahvilat, ostoskeskukset?

-Urheileville pojille lukevia esikuvia valmentajista – seurat ja joukkueet mukaan (näistä benchmarking-esimerkkejä olemassa meillä ja esim. Ruotsissa: http://www.kulturradet.se/sv/Lasframjande/Idrott/Lasprojekt-pa-gang/ )

****

Mikään koulutuspäivä, epä- tai ei, ei ole täydellinen ilman kahvia ja pullaa. Sitä tässä:

pulla