Minkälainen on uusi toimisto?

Paitsi asiakkaiden myös henkilökunnan työtilat muuttavat muotoaan monella työpaikalla, myös kirjastoissa. Useiden työ on ainakin osin hakeutuvaa ja liikkuvampaa kuin aiemmin. Työtä tehdään tiimeissä ja yhdessä ulkopuolisten kanssa. Kaikki tämä vaatii tiloiltakin monimuotoisuutta ja muunneltavuutta. Kyse ei ole vain keisarin uusista kalusteista.

Löykkiöläiset ovat viime aikoina päässeet tutustumaan avokonttoreihin / monitilatoimistoihin / toimintoperustaisiin työtiloihin yhdessä tamperelaisammattilaisten kanssa #uusimetso -hankkeen puitteissa. Kun omista, henkilökohtaisista työhuoneista siirrytään toimintojen perusteella jaettuihin työtiloihin, kaikilla on opittavaa ja pohdittavaa.

Työ tekijäänsä opettaa

Missä uudentyyppisiä tiloja on jo otettu käyttöön, on myös ehditty huomata seikkoja, jotka ovat suunnitteluvaiheessa muille hyödyksi. BTJ Finlandin Lauttasaaren toimistossa ja Kansalliskirjaston kirjastoverkkopalveluissa on todettu, että

• kannattaa lähteä liikkeelle tehtävälähtöisestä tarkastelusta: kuka on eniten toimistolla, kenen työ puolestaan on liikkuvaa, missä työssä käsitellään painettuja aineistoja, kenen tarvitsee puhua eniten puheluja rauhassa
• säännöt tarkentuvat ja muotoutuvat, kun uudessa tilassa toimittu jonkin aikaa – ne on päivitettävä yhdessä
• työntekijät suosittelevat sermejä – ja tarvittaessa kuulokkeita
• huopasermit vaimentavat ääniä ja luovat oman tilan
• kuulokkeet ovat merkki siitä, että kollega haluaa keskittyä rauhassa
• laadittava pelisäännöt sille, milloin kollegan saa keskeyttää
• kun tilassa kuljetaan edestakaisin, ei voi jatkuvasti tervehtiä ohikulkijoita
• työpisteiden sijoittamista on pohdittava yhdessä

Positiivisia tuloksia 

Henkilöstön mukaan

• tiedonkulku on parantunut
• päällekkäisyyttä on saatu karsittua työtehtävistä, kun ollaan samassa tilassa
• toimintojen yhteydet ovat tulleet uudella tavalla näkyviin 
• osasto- ja tiimijako ei samalla tavalla hallitseva kuin aiemmin  – me-henki lisääntynyt
• yhdessä tekeminen on helpompaa kuin ennen

Vaikka alkuperäinen yllyke olisi säästö vuokramenoissa, muutosjoustavampi tila tuottaa siis muutakin iloa.

Minkälaista tilaa tarvitaan?

Sekä BTJ:llä että Kansalliskirjaston kirjastovekkopalveluissa Helsingin Leipätehtaalla on henkilöstön käytössä

• seinällistä tilaa keskittymiseen
• vuorovaikutukseen sopivaa tilaa
• epämuodollista tilaa satunnaisiin kohtaamisiin
• vetäytymistilaa, kun haluaa syystä tai toisesta olla rauhassa 

Huomioitava on tietenkin, että olemme erilaisia muun muassa työrauhan tarpeen suhteen. Äänten ja keskeytysten sietokyky vaihtelee ammattilaisesta toiseen. Myös ergonomisia ratkaisuja täytyy miettiä. Jos kaikille ei voi tarjota omaa säädettävää sähköpöytää, voiko käytössä olla vaikkapa pari yhteistä, joilla voi työskennellä osan päivästä? Kova betonilattia vaatii seistessä toisenlaiset työkengät kuin kokolattiamatto tai muovinen alusta. Vaihtelu virkistää muutenkin myös työasentojen osalta: jumppapallot toimivat välillä istuimina, tuolille voi asettaa tasapainotyynyn,

Erityisen tärkeää suunnittelussa on kuitenkin, että kaikki saavat äänensä kuuluville. Tiedotus ja viestintä ovat avainasemassa, kun muutoksia on tekeillä. Tämä pyritään Löykkiössäkin muistamaan!

Kuvat ovat BTJ:n toimistolta, vinkit koottu sekoitus omia huomioita ja erityisesti ohjeistusta niin Kansalliskirjaston kuin BTJ:n henkilöstöltä

Munakello, munakuppituoli ja oman äänen lumo

Löykkiöläiset pääsevät tänä syksynä seuraamaan kahta kirjastoalan kurssia Seinäjoen amkissa ja suosittelevat kurssien vetäjälle Washington Postissa jokin aika sitten julkaistua opettajan kirjoitusta. Opettaja ryhtyi oppilaaksi kahden päivän ajaksi ja tutkaili koululaisten ’käyttäjäkokemusta’ high schoolissa. Huomiot? Samoja kuin Seinäjoella, missä sama ope opettaa ensin yhtä aihetta kuusi luentotuntia, sitten toista neljä luentotuntia – muutama opiskelijaraasu osallistuu kummallekin.

 

• 

  Kuvan tuolit eivät liity tekstin tapahtumiin.

  Oppilaat istuvat aivan liian paljon. Se on paitsi tylsää, myös epämukavaa ja epäterveellistä. Seinäjoen uudet kauniit vihreät ja kevyesti rullaavat muovituoli-kääntöpöytä-säilytystila-härvelit ovat opiskelijoiden mukaan hikisiä ja epäergonomisia. Oppilaat ovat ristineet ne munakuppituoleiksi. Vaikka istuimet olisivat mukavatkin, taukoja ja luokassa liikkumista on syytä lisätä. Keskittyminen ei siitä kärsi, päin vastoin. Opettaja, luennoitsija, puhuja saa heilua ja huitoa lähestulkoon mielin määrin, mikä saa välillä unohtamaan, ettei sama ole opiskelijoille mahdollista. Eipä ihme, että ekavuotiset ovat SeAMKissa ottaneet asiakaseen ponnahtaa pesemään käsiään / hakemaan paperia / poistumaan hetkeksi luokasta tarkemmin määrittelemättömään paikkaan säännöllisin väliajoin. Ope Seinäjoella ei estä.

• Oppilaat ovat passiivisia 90% ajasta. Kyllä, paljon myös Seinäjoella löykkiöläisten kokemuksen mukaan. Ope kyllä yrittää aktivoida liimailemaan seinälle pienryhmäkeskusteluissa postit-lapuille kirjattuja keskeisiä pointteja, siirtymään välillä ryhmiin, välillä pareihin, välillä pohtimaan yksin. Lehdessä ope vinkkaa silloin tällöin pistämään munakellon soimaan. Kun kello kilisee, on open aika hiljentyä. Muuten innostus kantaa luentoajan loppuun saakka, eivätkä oppijat pääse ääneen ollenkaan. (Tämä koskee muitakin kuin koulutilanteita: taannoisessa Rovaniemen kirjastocampissa tiimalasin käyttö ryhmäsessioiden ensimmäisellä kierroksella toimi hyvin. Hiljaisempikin sai ainakin aloituskierroksella minuutin keskeytymätöntä puheaikaa ja puheliaampi joutui säännöstelemään ulosantiaan.)

Jutussa on muutakin, jota voi välittömästi soveltaa käytäntöön:

http://www.washingtonpost.com/blogs/answer-sheet/wp/2014/10/24/teacher-spends-two-days-as-a-student-and-is-shocked-at-what-she-learned/?Post+generic=%3Ftid%3Dsm_twitter_washingtonpost