Minkälainen on uusi toimisto?

Paitsi asiakkaiden myös henkilökunnan työtilat muuttavat muotoaan monella työpaikalla, myös kirjastoissa. Useiden työ on ainakin osin hakeutuvaa ja liikkuvampaa kuin aiemmin. Työtä tehdään tiimeissä ja yhdessä ulkopuolisten kanssa. Kaikki tämä vaatii tiloiltakin monimuotoisuutta ja muunneltavuutta. Kyse ei ole vain keisarin uusista kalusteista.

Löykkiöläiset ovat viime aikoina päässeet tutustumaan avokonttoreihin / monitilatoimistoihin / toimintoperustaisiin työtiloihin yhdessä tamperelaisammattilaisten kanssa #uusimetso -hankkeen puitteissa. Kun omista, henkilökohtaisista työhuoneista siirrytään toimintojen perusteella jaettuihin työtiloihin, kaikilla on opittavaa ja pohdittavaa.

Työ tekijäänsä opettaa

Missä uudentyyppisiä tiloja on jo otettu käyttöön, on myös ehditty huomata seikkoja, jotka ovat suunnitteluvaiheessa muille hyödyksi. BTJ Finlandin Lauttasaaren toimistossa ja Kansalliskirjaston kirjastoverkkopalveluissa on todettu, että

  • kannattaa lähteä liikkeelle tehtävälähtöisestä tarkastelusta: kuka on eniten toimistolla, kenen työ puolestaan on liikkuvaa, missä työssä käsitellään painettuja aineistoja, kenen tarvitsee puhua eniten puheluja rauhassa
  • säännöt tarkentuvat ja muotoutuvat, kun uudessa tilassa toimittu jonkin aikaa – ne on päivitettävä yhdessä
  • työntekijät suosittelevat sermejä – ja tarvittaessa kuulokkeita
  • huopasermit vaimentavat ääniä ja luovat oman tilan
  • kuulokkeet ovat merkki siitä, että kollega haluaa keskittyä rauhassa
  • laadittava pelisäännöt sille, milloin kollegan saa keskeyttää
  • kun tilassa kuljetaan edestakaisin, ei voi jatkuvasti tervehtiä ohikulkijoita
  • työpisteiden sijoittamista on pohdittava yhdessä

Positiivisia tuloksia 

Henkilöstön mukaan

  • tiedonkulku on parantunut
  • päällekkäisyyttä on saatu karsittua työtehtävistä, kun ollaan samassa tilassa
  • toimintojen yhteydet ovat tulleet uudella tavalla näkyviin 
  • osasto- ja tiimijako ei samalla tavalla hallitseva kuin aiemmin  – me-henki lisääntynyt
  • yhdessä tekeminen on helpompaa kuin ennen

Vaikka alkuperäinen yllyke olisi säästö vuokramenoissa, muutosjoustavampi tila tuottaa siis muutakin iloa.

IMG_4104Minkälaista tilaa tarvitaan?

Sekä BTJ:llä että Kansalliskirjaston kirjastovekkopalveluissa Helsingin Leipätehtaalla on henkilöstön käytössä

  • seinällistä tilaa keskittymiseen
  • vuorovaikutukseen sopivaa tilaa
  • epämuodollista tilaa satunnaisiin kohtaamisiin
  • vetäytymistilaa, kun haluaa syystä tai toisesta olla rauhassa 

Huomioitava on tietenkin, että olemme erilaisia muun muassa työrauhan tarpeen suhteen. Äänten ja keskeytysten sietokyky vaihtelee ammattilaisesta toiseen. Myös ergonomisia ratkaisuja täytyy miettiä. Jos kaikille ei voi tarjota omaa säädettävää sähköpöytää, voiko käytössä olla vaikkapa pari yhteistä, joilla voi työskennellä osan päivästä? Kova betonilattia vaatii seistessä toisenlaiset työkengät kuin kokolattiamatto tai muovinen alusta. Vaihtelu virkistää muutenkin myös työasentojen osalta: jumppapallot toimivat välillä istuimina, tuolille voi asettaa tasapainotyynyn,

Erityisen tärkeää suunnittelussa on kuitenkin, että kaikki saavat äänensä kuuluville. Tiedotus ja viestintä ovat avainasemassa, kun muutoksia on tekeillä. Tämä pyritään Löykkiössäkin muistamaan!

Kuvat ovat BTJ:n toimistolta, vinkit koottu sekoitus omia huomioita ja erityisesti ohjeistusta niin Kansalliskirjaston kuin BTJ:n henkilöstöltä

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s